Finanzbuchhaltung


Ziel der Finanzbuchhaltung ist es die Vermögensverhältnisse deines Unternehmens zu dokumentieren und in Form einer Gewinnermittlung darzustellen. Dafür erfassen wir zunächst deine Finanzströme und Belege. 

  • Finanzströme, die über deine Konten (Bank, PayPal, Kreditkarte) laufen, können via Schnittstelle direkt an die Buchhaltungssoftware angebunden werden oder als .csv-Datei (ein Tabellenformat, was von jedem Geldinstitut unterstützt wird) eingebunden werden.


  • Deine Belege kannst du uns gerne per Mail schicken oder unkompliziert über eine App direkt in die Buchhaltungssoftware hochladen. Bei einer großen Menge an Papierbelegen kannst du diese auch per Post an uns schicken oder in unser Büro bringen - wir sorgen anschließend für die Digitalisierung der Belege und eine rechtssichere Archivierung.


Im Anschluss kümmern wir uns um:

  • die lückenlose Verbuchung aller Geschäftsvorfälle,


  • die Berechnung, der an das Finanzamt zu entrichtenden Umsatzsteuer, 


  • die digitale Übermittlung aller Daten an deinen Steuerberater (im DATEV Format)


Zusätzlich erstellen wir eine stets aktuelle Übersicht über alle abgeschlossenen und offenen Rechnungen an und von deinem Unternehmen und ordnen diese deinen Kunden und Lieferanten zu (Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung). Auf Wunsch informieren wir dich über zu begleichende Rechnungen und erstellen eine zeitlich abgestimmte Liquiditätsplanung. Wir übernehmen ebenfalls die Verbuchung und Abschreibungen deiner betrieblichen Anlagen (dazu gehören unter anderem dein Arbeitslaptop, die hochwertige Kamera, uvm.)

Im Zuge unserer Zusammenarbeit identifizieren wir Routinen in deiner Buchhaltung und sorgen mit Hilfe von Abstimmungen und Automatisierung für eine simple/unkomplizierte Steuerung deiner Finanzen.


Rechnungsmanagement


Für einen reibungslosen Betriebsablauf gehört unbedingt auch ein abgestimmtes Rechnungsmanagement.

Dazu zählen wir alles rund um:

  • Angebote
  • Rechnungen
  • Erinnerungen/Mahnungen


 
In den meisten Dienstleistungssektoren wird vor jeder Beauftragung zuerst ein Angebot erstellt. Dieses Angebot kann auf elektronischem Weg direkt über das Buchhaltungsprogramm an den zuständigen Ansprechpartner verschickt werden. Eventuell gewünschte Änderungen am erstellten Angebot können jederzeit ohne großen Aufwand
vorgenommen werden. 

Nach Annahme des Angebots wird dieses in eine Rechnung überführt und an den Kunden versandt. Danach wird die zu zahlende Rechnung buchhalterisch erfasst und verarbeitet. Im
Buchhaltungsprogramm können die Zahlungseingänge kontrolliert und bei erfolgter Zahlung
direkt der zugehörigen Rechnung zugeordnet werden.

Wenn eine Rechnung zum vereinbarten Zahlungsziel nicht beglichen wurde, folgt im ersten Schritt eine freundliche Zahlungserinnerung. Sollte nach fünf bis zehn Werktagen immer noch kein Geldeingang festgestellt werden, dann wird der offene Rechnungsbetrag schließlich angemahnt.

Lyxid übernimmt für dich bei Bedarf den gesamten Prozess: von der Erstellung über den
Versand bis hin zum Mahnwesen. Du leitest uns die Kundeninformationen weiter
und vermerkst deine erbrachte Leistungen sowie den gewünschten Rechnungsbetrag - fertig. Wir kümmern uns um den Rest.


Lohnbuchhaltung


Im Rahmen der Lohnbuchhaltung werden alle betrieblichen Abwicklungen von Lohn- und Gehaltsabrechnungen erfasst. Für eine korrekte Lohnbuchhaltung benötigen wir zum einen Personalstammdaten. Diese Daten müssen regelmäßig gepflegt und aktualisiert werden. Dazu gehören:


  • Vollständiger Name  
  • Anschrift
  • Staatsangehörigkeit
  • Personalnummer
  • Lohnsteuerklasse
  • Steuernummer
  • eventuelle Freibeträge
  • Sozialversicherungsnummer 
  • Angaben zur Krankenversicherung
  • Eintrittsdatum (im Unternehmen)
  • Tätigkeit im Unternehmen
  • Monatliches Gehalt / Stundenlohn
  • Bankverbindung


Vorlage - Erfassung Personalstammdate

Zum anderen wird für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein individuelles Zeitkonto geführt, in dem neben der Anwesenheit auch Krankheit und Urlaub erfasst werden.

Basierend auf diesen Informationen werden dann die Jahreslohnkonten gepflegt, die monatlichen Gehaltsabrechnungen erstellt sowie die Übermittlung der gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen an die Sozialversicherungen vorgenommen.


Kommunikation mit dem Steuerberater


Neben der eigentlichen Buchhaltung sind stetig Absprachen mit dem Steuerberater zu treffen. Gründe dafür können vielfältig sein:

  • Unstimmigkeiten bei der Versteuerung deiner Einnahmen,
  • Rückfragen zu deiner Reisekostenaufstellung 

       oder

  • Absprachen zu steuerlichen Sonderfällen


Solche Absprachen sind zeitraubend und mitunter nervenaufreibend, da benötigte Informationen oft nicht allgemein verständlich kommuniziert werden.

Um den kommunikativen Aufwand so gering wie möglich zu halten, fungieren wir als Mittler
zwischen dir und deinem Steuerberater.
UST Voranmeldung → Steuerberater → Finanzamt


Digitale Belegverwaltung


Das Digitalisieren von Belegen und Rechnungen bietet viele Vorteile gegenüber der analogen
Belegverwaltung. Das Erstellen und Bearbeiten nimmt weniger Zeit in Anspruch, da Dokumente einfach per Mausklick abgelegt, weitergeleitet, oder anderweitig verwaltet werden können.

Außerdem erhältst du eine bessere Übersicht und gleichzeitig werden die Kosten für Aufbewahrung und Versand gesenkt. Zugriff auf deine Unterlagen hast du dabei von jedem Gerät und rund um die Uhr.

Durch unsere digitalen Schnittstellen wird zudem die Kommunikation mit dem Finanzamt und Steuerberater*innen erheblich vereinfacht.

Hohes Papieraufkommen gehört unserer Meinung nach der Vergangenheit an. Wir erklären dir wie du Belege in wenigen Schritten erfassen kannst und was du für eine erfolgreiche Umsetzung beachten musst.


Reisekosten


Wenn du beruflich reist um z.B. einen Kunden, einen anderen Firmenstandort oder eine Messe zu besuchen, fallen in der Regel Kosten an – für Fahrt, Übernachtung und Verpflegung. Diese Kosten können in der Buchhaltung als Betriebsausgabe geltend gemacht und steuerlich abgesetzt werden.

Zu den Reisekosten zählen:


Fahrtkosten

Hierbei handelt es sich grundsätzlich um Aufwendungen, die für Fahrten mit privaten
Fahrzeugen oder Mietwagen, sowie bei der Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel anfallen. Dazu zählen neben Flugkosten auch Ausgaben für Bus- und Zugtickets.

Als Selbstständiger stehen dir drei Möglichkeiten zur Verfügung, um die Kosten für deine beruflichen Fahrten zu ermitteln:

  • Führung eines Fahrtenbuches
  • Nutzung der Kilometerpauschale
  • Ermittlung der tatsächlichen Kosten öffentlicher Verkehrsmittel anhand von Belegen.


- LStR R 9.5


Verpflegungsmehraufwendungen

Während Geschäftsreisen entstehen dir in der Regel höhere Kosten durch Verpflegung.
Dieser Mehraufwand kann dir als Betriebsausgabe angesetzt werden und wird in der Regel nach Pauschalen abgerechnet.

- LStR R 9.6


Übernachtungskosten

Auch Übernachtungskosten, wie zum Beispiel Hotelkosten, können in ihrer tatsächlichen Höhe und auf der Grundlage von Belegen vollständig als Betriebsausgabe angesetzt werden.

- LStR R 9.7


Reisenebenkosten

Dazu zählen Kosten, die bei einer Dienstreise nebenbei anfallen und nicht direkt mit dem persönlichen Vorankommen in Verbindung stehen. Beispiele für Reisenebenkosten sind:

  • Parkgebühren
  • Kosten für WLAN im Hotel
  • Aufbewahrung von Gepäck
  • Trinkgelder
  • Eintrittskarten für Messen oder Ausstellungen
  • Telefonkosten
  • Mautgebühren


Um Reisenebenkosten von der Steuer absetzen zu können, müssen diese durch Rechnungen, Quittungen oder Ähnliches belegt werden. Pauschbeträge gibt es hier nicht.

- LStR R 9.8



Wir zeigen dir, wie du diese Kosten als Selbstständiger oder Unternehmer richtig erfassen
und steuerlich absetzen kannst.